Kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng

Văn phòng có thể hiểu là nơi làm việc của một cá nhân hoặc tập thể. Ở đó được bố trí đầy đủ cơ sở vật chất để phục vụ cho công việc. Nhiều người nhầm lẫn khi cho rằng tất cả những nhân viên làm việc ở văn phòng thì đều được gọi là nhân viên văn phòng. Thực chất đây là một vị trí làm việc độc lập trong các công ty. Không phải là tên gọi chung dành cho tất cả những nhân viên làm việc ở văn phòng. Vậy công việc của nhân viên văn phòng là gì? Cần có những kỹ năng nào?

Nhân viên văn phòng là gì?

Ở các công ty, cơ quan hay doanh nghiệp đều có chức vụ nhân viên văn phòng hay còn gọi là nhân viên hành chính. Họ chịu trách nhiệm duy trì hoạt động của công ty bằng cách xử lý các công việc quan trọng liên quan đến thủ tục hành chính. Trong hình dung của nhiều người, họ sẽ quanh quẩn bên đống hồ sơ cùng với máy in. Làm những công việc đơn giản, an nhàn và lặp lại đều đặn mỗi ngày. Thực tế, họ phải xử lý một khối lượng công việc lớn  vấn mỗi ngày. Thậm chí là phải làm nhiều việc cùng một lúc.

Công tác lễ tân, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, quản lý cơ sở vật chất, chăm sóc cho mọi hoạt động của toàn thể nhân viên,… là những công việc thường ngày. Tùy thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động mà mỗi công ty sẽ có những công vụ   riêng. Vì vậy, đây được xem là vị trí đa năng nhất trong một công ty.

Công việc cụ thể của nhân viên văn phòng

Vị trí làm việc khá linh hoạt. Ở những công ty nhỏ, đôi khi nhân viên văn phòng phải đảm nhiệm nhiều vị trí làm việc cùng lúc. Đồng nghĩa với khối lượng công việc cần xử lý cũng tăng lên.

Lễ tân

Không phải các khách sạn mới cần phải tuyển lễ tân khách sạn TP. HCM mà ở các công ty cũng cần có bộ phận lễ tân. Với nhiệm vụ trực lễ tân, bạn sẽ là người trực tiếp đón tiếp khách hàng hoặc tiếp nhận các cuộc gọi thay cho ban lãnh đạo. Khi công ty tổ chức hội thảo hoặc các cuộc họp thì bạn sẽ phải chuẩn bị tài liệu, nước, thiết bị, lên kế hoạch cuộc họp,…

Thư kí

Những chức vụ cao trong ban lãnh đạo (Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch) thuộc các công ty, tập đoàn thường phải xử lý rất nhiều việc mỗi ngày. Họ được hỗ trợ bởi những thư kí riêng. Thư kí là người lên kế hoạch công tác, sắp xếp lịch làm việc, soạn thảo các hồ sơ dự án, hợp đồng,… Khi cấp trên đưa ra các yêu cầu thì thư kí sẽ là người thực hiện hoặc truyền đạt cho các bộ phận phụ trách.

Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Nhân viên văn phòng làm công tác này sẽ là những người tiếp nhận những công văn, văn bản gửi đến công ty. Đồng thời xử lý công văn, giấy tờ gửi từ công ty ra ngoài. Tư vấn các giấy tờ liên quan đến vấn đề pháp lý. Bảo quản và lưu trữ tài liệu, công văn, hợp đồng liên quan đến công ty. Gửi quyết định của ban giám đốc tới các phòng, ban hay cá nhân. Quản lý các vấn đề liên quan đến chuyên cần của nhân viên. Ở các công ty nhỏ tại TP. HCM, bộ phận nhân sự được gộp chung với bộ phận hành chính văn phòng. Vì vậy nhân viên văn phòng sẽ kiêm luôn việc làm nhân sự TP. HCM

Quản lý cơ sở vật chất

Đây là bộ phận theo dõi và quản lý tài sản, trang thiết bị của công ty. Lên kế hoạch bảo trì máy móc, đảm bảo quá trình làm việc của nhân viên các bộ phận khác. Báo cáo khi xảy ra hư hỏng và đặt mua thiết bị mới khi có nhu cầu thay thế.

Nhân viên văn phòng cần những kỹ năng gì?

Một số ý kiến cho rằng công việc này khá đơn điệu khi chỉ làm việc trong với những hồ sơ, giấy tờ. Nhưng không phải vì vậy mà công việc này không cần đến những kỹ năng mềm khác. Vậy kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng là gì?

Đầu tiên, cần phải giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp thì môi trường làm việc mới thân thiện, hòa đồng, tăng hiệu quả công việc. Vì vậy không thể thiếu kỹ năng giao tiếp. Để xây dựng được đội ngũ vững mạnh thì mỗi nhân viên phải trang bị cho cho mình thêm kỹ năng làm việc nhóm. Sự hợp tác ăn ý giữa các nhân viên là yếu tố quyết định sự phát triển củ công ty.

Vì phải đảm đương nhiều công việc cùng lúc nên nhân viên hành chính cần là người có tính linh hoạt cao. Họ cần phải nhạy bén để đưa ra các giải pháp giải quyết vấn đề tốt nhất. Và đương nhiên, kỹ năng mà khi tuyển dụng nhân viên văn phòng TP. HCM cần nhất chính là nghiệp vụ văn phòng. Cần phải thành thạo các kỹ năng office cơ bản trong Word, Excel, PowerPoint,…

Tìm việc làm văn phòng ở đâu?

Nhân viên hành chính văn phòng rất phù hợp với những bạn sinh viên vừa ra trường đang tìm kiếm việc làm. Vì đa phần những kỹ năng cần thiết đều được các bạn sinh viên thuần thục khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Chỉ cần làm việc ở vị trí này một thời gian thì bạn sẽ có thêm kinh nghiệm để thay đổi công việc nếu muốn. Và hcmjob.vn luôn là nơi mang lại nhiều cơ hội việc làm thú vị dành cho bạn. Trang web là nơi tổng hợp những tin tuyển dụng hot nhất cho những bạn tìm việc làm TP. HCM. Không chỉ việc làm, ở đây còn cung cấp thêm cho bạn những kiến thức cần thiết khác cho công việc.

Mọi chi tiết xin liên hệ:

Việc làm HCM – hcmjob.vn

Địa chỉ: Số 16/17 Đường B3, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, TP.HCM

Email: hotro@hcmjob.vn

Hotline: 079.6699.238